El Arte de la Eficiencia: ¿Cómo hacer una sola cosa a la vez?

Vivimos en una época en la que trabajamos más horas y se siente más estrés tratando de hacer más cosas. La tecnología, destinada a simplificar nuestra vida, socava nuestra atención y nos roba el tiempo. ¿Ha sido mayor la necesidad de una operacion mas eficiente?

Afortunadamente, podemos aprender a ser más eficientes en el trabajo, individual y colectivamente. Los consultores de gestión y profesores de negocios han debatido durante mucho tiempo los méritos relativos (e incluso la definición) de eficiencia en lo que respecta al mundo de los negocios. En términos muy simplificados, la eficiencia se refiere al coste de entrada para la salida producida – en otras palabras, el mejor uso de los recursos y la menor pérdida de tiempo y esfuerzo.

Una de las áreas en las que la eficiencia puede ser optimizada es la fuerza de trabajo, mediante el aumento de la productividad individual – definen como la cantidad de trabajo (productos producidos, los clientes servidos) que un empleado maneja en un momento dado.

Además de asegurarse de que usted ha invertido en el equipo adecuado, el medio ambiente y la formación para garantizar un rendimiento óptimo, se puede aumentar la productividad mediante el fomento de empleados para poner fin a la pérdida de energía de hoy en día: la multitarea. Los estudios demuestran que se necesita entre 25 y 40 por ciento más para conseguir un trabajo cuando se está al mismo tiempo tratando de trabajar en otros proyectos. Para ser más productivos, dice Andrew Deutscher, vicepresidente de desarrollo de negocios de la firma de consultoría The Energy Project, “hacer una cosa, sin interrupción, durante un periodo de tiempo sostenido.”

eficiencia, eficaz, eficiente, empleados, reunionPara ayudar a lograr la máxima productividad para clientes como Google, Facebook y Green Mountain Coffee, el Proyecto de Energía se basa en una amplia variedad de datos fisiológicos sobre la necesidad humana básica de descanso. La consultoría basada en Yonkers, Nueva York enseña que la clave es una cadencia biológico conocida como el ritmo ultradian, que ordena los niveles de energía para levantarse y sumergirse más o menos cada 90 minutos.

“En esa marca de 90 minutos, usted tiene que pensar en algún tipo de renovación, poner combustible nuevo en su tanque antes de iniciar el siguiente ciclo”, dice el vicepresidente de programas de facilitación Annie Perrin. Se recomienda alentar a los trabajadores a realizar una merienda saludable, ir a dar un paseo, escuchar música o simplemente retroceder de su escritorio, cerrar los ojos y respirar profundamente.

Colectivamente, los trabajadores más productivos pueden contribuir a un ambiente de trabajo más eficiente. En el nivel macro, las empresas pueden ser más eficientes mediante el ajuste de los métodos llamado gestión magra, generado a partir del famoso sistema de producción altamente eficiente y colaborativo de Toyota.

El sector sanitario es el que ha logrado grandes avances en la eficiencia de trabajo mediante la gestión magra. Craig Vercruysse, COO de California Pacific Medical Center, parte de Sutter Health, una amplia red de médicos y hospitales – algunas instalaciones de Sutter han reorganizado sus habitaciones de medicamentos para reducir el tiempo de las enfermeras al recoger los suministros. “Si guarda un minuto por cada enfermera, y se multiplica por el número de veces que las enfermeras van a la sala de medicina, ahora es material”, dice Vercruysse.

Pero una administración eficiente y magra es sobre ahorros más incrementales. “Magra es una especie de cultura y filosofía”, dice Klaus Lemke, director de gestión de Lean Project Consulting con sede en Minneapolis, que predica nuevas formas de generar eficiencias. En el negocio de la construcción, por ejemplo, magra podría significar la obtención de los subcontratistas en un proyecto – arquitecto, electricista, fontanero, jardinero, etc – que trabajan en equipo para completar el trabajo más rápido. La contratación de un contratista deficiente basado únicamente en la oferta más baja puede resultar un proyecto que va por encima del presupuesto o la ultima planificación – y esto puede afectar la reputación de una empresa y el rendimiento a largo plazo.

“Cuando magra funciona correctamente”, dice Lemke “se centra en la cadena de valor.” Eficiencia en su mejor momento.

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