Como Incrementar tu Productividad en 18 minutos

¿Siempre comienzas el día con las mejores intenciones de hacer las cosas sólo para llegar a medio día preguntándote que sucedió con tu productividad? Para resolver los pequeños problemas y persistentes a medida que surgen y responder correos electrónicos y llamadas telefónicas, fácilmente pueden descarrilar, dice Peter Bregman, autor de 18 minutos: Encuentra tu enfoque, distracción maestra y haz las cosas bien (Hatchette libro grupo; 2012).

“Con toda nuestra tecnología, nunca había sido tan fácil distraerse”, dice. “De hecho, a menudo acogemos distracciones porque nos dan un descanso del trabajo que requiere esfuerzo y energía”.

El secreto para la gestión eficaz de las distracciones, así como el tiempo se está pegando a un ritual, dice Bregman: “Tiene que ser un proceso continuo que seguimos – no importa qué – que nos mantiene enfocados en nuestras prioridades durante todo el día.”

Aquí esta el ritual diario de 18 minutos, que consta de tres pasos para ayudar a controlar tu enfoque y aumentar la productividad:

PASO 1: Planificar (5 minutos).

Antes de comenzar tu día o consultar tu correo electrónico, escribe en un pedazo de papel en blanco las tareas que harán que tu día sea exitoso, dice Bregman. Luego, agarra tu calendario y programa  esas cosas en espacios de tiempo libre.

“Hay un tremendo poder para decidir cuándo se va a hacer algo”, dice. Coloca los artículos más difíciles y más importantes al comienzo del día, cuando las distracciones son menos. Si la lista completa no se ajusta a tu calendario, cambia la prioridad de la lista.

PASO 2: Reorientar (un minuto cada hora).

Establecer una alarma en tu reloj, teléfono o computadora para apagarse cada hora durante tu jornada laboral. Cuando suene, pregúntate si pasaste tu última hora de forma productiva. Según Bregman este ritual te ayudará a reorientarte cuando te bajas la guardia. Cómo pasas tu tiempo, se puede comparar con lo que comes en un buffet, dice.

“Las personas suelen comer mal en un buffet porque lo que quieren comer en el momento, es diferente a lo que deseaban haber comido al final del día”. Lo mismo puede decirse de tiempo – lo que tu quieres hacer en este momento es a menudo diferente de lo que desearías haber logrado al final del día. El registro de cada hora te ayudará a mantener el rumbo.

PASO 3: Repaso (5 minutos).

Al final del día, revisa lo que ha funcionado, en que tuviste la mayor concentración y que te distrajo. “¿Lograste lo que querías lograr?” dice Bregman. “Si no, ¿Qué puedes hacer mejor mañana?”

Por ejemplo, si tienes mucho que hacer durante la mañana, pero tienes problemas para concentrarte en la tarde, considera programar el trabajo que requiere concentración, como escribir una propuesta o el diseño de una campaña de marketing, para en la mañana. Y deja las tareas menos impositivas por la tarde, como leer el correo electrónico o revisar las estadísticas del sitio web.

Según Bregman, en las tardes también es un buen momento para atar los cabos sueltos de modo que no se te escape nada por la noche. Por ejemplo, expresar gratitud a los que te ayudaron y enviar actualizaciones rápidas a los miembros de tu equipo.

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