Sáquele Tiempo al Tiempo

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Usted puede darse tiempo para hacer cuanto quiera. Siga estos consejos.

Para probar que todos los minutos valen, un alto ejecutivo de una empresa pidió a los asistentes a una reunión de trabajo que se registraran a la hora de comenzar. Al terminar, calculó el costo de la  sesión por horas hombre, considerando el salario de cada uno de los empleados.

El ejecutivo lo demostró: aunque parezcan gratuitas, las reuniones de trabajo salen muy caras, porque el tiempo en verdad es oro. De ahí que la gente de mayor éxito sea la que domina estas tácticas para aprovechar el tiempo:

Concéntrese en lo importante

Quienes destacan en su profesión establecen una serie de prioridades. Helen Gurley Brown, jefa de redacción de Cosmopolitan, siempre tiene sobre su escritorio un ejemplar de la revista. Cuando se siente tentada a hacer algo que no contribuiría al éxito de la publicación, le echa una mirada a ese ejemplar y vuelve a lo suyo. “Si uno no tiene presentes las prioridades”, dice la señora Brown, “puede matarse todo el día trabajando y terminar más lejos de la meta que cuando comenzó”.

Para establecer prioridades, nada mejor que enlistar las “cosas por hacer”. Cada noche escriba usted los 20 pendientes más importantes que deba atender el día siguiente, y durante la jornada revise varias veces la lista.

Harold Taylor, asesor en administración del tiempo, opina que la mejor forma de cumplir con esa lista es asignarle a cada quehacer un tiempo determinado. “Hasta que comencé a programarlas en mi agenda no logré llevar a cabo codas mis actividades”, comenta.

La regla de la minoría mayoritaria

¿Cómo determinar cuáles son los pendientes más importantes de la lista? Muy sencillo: aplique la regla de la minoría mayoritaria.

Así procedió William Moore cuando vendía pinturas. Como sólo ganaba 160 dólares por mes, analizó sus gráficas y se dio cuenta de que 80 por ciento de las transacciones que cerraba eran con 20 por ciento de sus clientes. No obstante, les dedicaba  el mismo tiempo a todos.

Entonces pidió que les asignaran a otros vendedores sus 36 clientes menos productivos, y se dedicó de lleno a atender a los mejores. No tardó en ganar 1000 dólares al mes. Nunca dejó de aplicar la regla, y continuó ascendiendo hasta llegar a la presidencia de una compañía fabricante de pinturas.

Formularios para el éxito

La mayoría de quienes desean progresar no escatiman tiempo para escribir notas personales de agradecimiento, condolencia y felicitación. Pero cuando se trata de papeles de trabajo, como memorandos, cartas en general, informes y demás, ahorran mucho tiempo utilizando material redactado de antemano.

Susan Taylor, jefa de redacción de la revista Essence, ha elaborado unos 40 formularios para cartas, que van desde el rechazo de un artículo hasta la contestación a solicitudes de donativos. Como las cartas están almacenadas en su computadora, las adecua a cada destinatario cambiándoles algunas palabras. Además, suele añadir un saludo escrito a mano, como toque personal.

Consejos para usar el teléfono

El financiero J. B. Fuqua ha amasado una fortuna haciendo negocios por teléfono. Su principal estrategia consiste en escribir notas antes de marcar el número. “Voy al grano, no me pongo a platicar sobre el clima, y doy por terminado el asunto”. En su opinión, es tan importante ahorrar tiempo al hablar por teléfono, que en las escuelas de administración de empresas deberían impartirse clases sobre la materia.

Para no tener que andar persiguiendo a nadie por la vía telefónica, devuelva de inmediato las llamadas; así será más probable que encuentre a la persona en cuestión y no se le acumularán los telefonemas pendientes. En el caso de que esté ocupada la persona, muchos expertos aconsejan concertar una cita para volver a llamar. Un detallado mensaje en la contestadora lo salvará a usted de prolongadas conversaciones y le permitirá obtener una respuesta pronta.

Hágalo ya. Suzanne Caygill, asesora en combinación de colores, diseñaba residencias y guardarropas para muchas celebridades. Y a fin de cumplir con rodo lo que había en su agenda, aplicaba una máxima de su abuela, que fue costurera: si tienes que hacer algo, hazlo ya.

Mucha gente pierde tiempo “comenzando a prepararse para empezar” decía la señora Caygiil. Tanto se demoran en los preparativos, que luego no les queda tiempo para realizar el trabajo. En cambio, si usted acomete la empresa sin andarse por las ramas, le sorprenderá la rapidez con que la despacha.

Sepa cuándo terminar

Los perfeccionistas desperdician tanto tiempo como las personas propensas a dejar las cosas para después. Thomas Williams, ex presidente de una compañía, descubrió que muchos jóvenes banqueros no sabían en qué momento dar por terminada la investigación de un proyecto y comenzar a ponerlo en práctica. Esos principiantes debían aprender de los ingenieros, a quienes se les enseña a presentar la mejor solución posible en una fecha prevista. Aunque el diseño no sea perfecto, han hecho lo que estaba en su mano, considerando el plazo fijado.

“Debo irme”

Una vez, en vísperas de Navidad, trabajaba yo en un programa de televisión y necesitaba hablar con mi jefe. El me advirtió que estaba muy ocupado y que solo podía darme cinco  minutos. Pese a que expuse mi idea a toda velocidad, me excedí unos segundos. Aprovechando una pausa, me interrumpió: — Se acabaron sus cinco minutos.

Ya sabe que lo estimo, profesor; pero debo irme. Feliz Navidad.

Y sanseacabó.

Todos nos hemos visto en situaciones en las que, aunque se nos está haciendo tarde para asistir a una cita, no podemos cortar una conversación sin ofender a nuestro interlocutor. Asuma el control de su agenda recurriendo desde el principio a señales que hagan a sus visitantes tomar en cuenta el tiempo. Pueden ser simpes sutilezas, como echarse para delante en el asiento, acomodar papeles o hacer pausas más largas para insinuar que hay que apurarse. Si una reunión de trabajo se prolonga más de lo previsto, intente apresurarla diciendo algo así como:”Disculpen, pero acabo de ver el reloj. ¿Había otros temas por tratar?”

“Me encantaría, pero…”

Todos estamos expuestos a que nos inviten a donde no queremos ir. La manera más sencilla de zafarse es decir: “Me encantaría, pero no puedo esa noche.” Nunca explique la razón: sus amargos no necesitan que lo haga, y sus enemigos no le creerían.

Busque las horas más convenientes. Para evitar largas colas, embotellamientos y otras situaciones que hacen perder el tiempo, aproveche los ratos de menor actividad, recomienda Ken Cooper, autor, de Always Bear Left (“Manténgase a la izquierda”). Llegue temprano a los restaurantes, antes de que se atiborren. No vaya al banco los días de pago. Compre sus comestibles en la noche, cuando la mayoría de la gente está en casa. Pará evitar los tumultos decembrinos, adquiera los regalos navideños a lo largo del año.

Utilice la fotocopiadora de la ofi-cina a la hora de la comida, cuando los demás no están, para no verse  obligado a esperar. Reserve vuelos que salgan al mediodía, cuando no hay demasiados aviones en las pistas ni sobrevolando el aeropuerto. Llegue temprano al trabajo o quédese después de la hora de salida, pues entonces no sonará el teléfono ni lo interrumpirá la gente.

Considere el costo, no el precio

Cierta vez vi en un casino una fila de aproximadamente 100 metros, en la que la gente esperaba  para desayunar por 3.99 dólares por el bufé. A unos pasos de allí había un restaurante que cobraba sólo tres dólares más y en él había lugares disponibles. Después del desayuno, esas mismas personas se iban al casino a arriesgar mucho más de los tres dólares que se habían ahorrado.

Muy a menudo la gente ahorra centavos y despilfarra tiempo. Si toma uno el autobús del aeropuerto en vez de un taxi, desperdicia tiempo precioso esperando a que el autobús deje a los pasajeros en sus respectivos hoteles. Si uno vive a media hora de camino de su oficina y gana 50,000 dólares al año, el tiempo que dedica a trasladarse en metro o en  autobús vale arriba de 6000 dólares anuales. Y es absurdo ponerse a limpiar la casa en vez de conseguir una sirvienta, si usted puede realizar ventas por teléfono y ganar más dinero de lo que le pagaría a ella por su trabajo.

Aproveche la tecnología. Guarde sus notas de trabajo en una computadora. ¿Por qué? Porque la computadora cuenta con una función de búsqueda capaz de localizar cualquier tema en un santiamén.

Considere la posibilidad de comprar un teléfono celular. “Un teléfono celular es como un horno de microondas”, me dijo un próspero gerente de ventas. “Uno no cree que haga falta, pero ya que lo tiene no se explica cómo pudo vivir sin él”.

Si anda usted siempre corriendo a la tienda de la esquina y a la oficina de telégrafos para sacar fotocopias o enviar faxes, piense en adquirir su propia máquina. Los ahorros de tiempo bien pueden justificarlo.

Pida u su empleador que le deposite el salario en su cuenta bancaria, y el banco que se encargue de pagar todos sus servicios.

No escriba sus cartas a mano para que las mecanografíe una secretaria; díctelas a una grabadora de bolsillo. Está demostrado que en promedio, uno se tarda tres veces menos tiempo dictando una carta normal de 185 palabras, que redactándola a mano.

Cada vez que moderniza usted una actividad o elimina un motivo de demoras no sólo ahorca tiempo, sino que hace más agradable su existencia. “¿Amas la vida?”, pregunto Benjamín Franklin en cierta ocasión. “Entonces no pierdas el tiempo, pues es la materia de la que está hecha la vida.

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