Cada día nos cuesta más trabajo encontrar tiempo para disfrutar la vida. Sin embargo, algunas de las personas más ocupadas y activas del mundo se las arreglan para desempeñarse con éxito en su profesión y a la vez disponer de tiempo para estar con la familia, descansar y divertirse. A continuación presentamos al lector los mejores consejos que esas personas dan para ganarle al día por lo menos una hora, así como las recomendaciones que los expertos en administración del tiempo ofrecen para alcanzar el mismo objetivo:

1. Aproveche sus horas de mayor eficiencia.

¿Cuál es el mejor momento del día para realizar las tareas importantes? El doctor Nathaniel Kleitman, fisiólogo de la Universidad de Chicago, ha señalado en informes de sus observaciones que la temperatura normal del organismo puede variar hasta tres grados durante el día. Tal variación coincide con los altibajos de la eficiencia en el trabajo, la lucidez y la sensación de bienestar.

Remolonear en la cama por la mañana puede significar el desperdicio de valiosos minutos de tiempo productivo. “Hace mucho descubrí un truco que me permite ahorrar entre 20 y 50 minutos al día”, me contó en cierta ocasión un hombre muy trabajador. “Sencillamente me levanto de la cama en cuanto despierto. Quedarse entre las sábanas sólo aplaza lo inevitable y, de todos modos, uno no descansa más permaneciendo acostado otro rato”.

Tendemos a sentirnos más despejados hacia el mediodía y poco antes o poco después de anochecer. En las primeras horas de la tarde aumenta la somnolencia; a eso de las 2 o 3 la eficiencia cae en una especie de “bache”. Después de alcanzar la temperatura corporal máxima, entre las 6 y las 8 de la noche, muchas personas experimentan una disminución en su agudeza mental.

Aproveche sus horas de mayor eficiencia para realizar las tareas difíciles o que exijan creatividad. En las horas de menor concentración, lea el periódico, ordene el escritorio o revise la correspondencia. Adaptar las actividades al grado de lucidez permite lograr más en menos tiempo.

2. Elabore un plan.

¿Viajaría usted en su automóvil a un lugar que no conoce sin consultar un mapa de carreteras? Los expertos en administración del tiempo coinciden en señalar que los minutos más productivos del día son aquellos que se dedican a planificar. Con sólo 20 minutos diarios de organización, usted podría ahorrarse una hora del tiempo adicional que dedica a recordar las tareas pendientes. “No trate de llevar en la mente toda la agenda de sus actividades”, aconseja Lucy Hedrick, autora de Five Days to an Organized Life (“Organice su vida en cinco días”). “Anote lo que deba hacer a fin de tener la cabeza despejada para labores más creativas”.

Elabore diariamente una lista de tareas por hacer. Si anota menos de diez, asigne un grado de prioridad a cada una usando números. Si rebasan de una decena, agrupe las más urgentes y asígneles la letra A; a las medianamente urgentes, la B, y a las menos importantes, la C. O bien, clasifique-las con marcas de distinto color.

En menos de diez minutos, la abogada neoyorquina Christine Beshar, madre de cuatro hijos, hace una lista de todos los quehaceres domésticos del día. Mediante una buena organización, se da tiempo para atender tanto sus deberes familiares como los profesionales, además de seguir participando en actividades de su parroquia y en el patronato de una universidad. Y, por si fuera poco, lo hace todo bien.

3. Clasifique su trabajo de escritorio.

Al decir de Dianna Booher, autora de Cutting Paperwork in the Corporate Culture (“Cómo reducir el trabajo de escritorio en las empresas”), los empresarios dedican muchas horas a redactar, leer, archivar y localizar documentos. Es más, añade la escritora, nunca vuelven a ver gran parte de lo que archivan. Para resolver este problema, acostúmbrese a concentrar la atención exclusivamente en las tareas importantes.

Reúna los documentos que le resulten verdaderamente útiles o necesarios y clasifíquelos de acuerdo con los siguientes encabezados: “Hacer” (tareas por realizar o que hay que encomendar a otros); “Leer” (información de la que es preciso enterarse tan pronto como sea posible), y “Archivar” (documentos por revisar en fechas futuras). Coloque el legajo correspondiente a “Hacer” sobre su escritorio, de preferencia en el centro, y guarde los otros dos en un cajón del mismo o en un archivador. Tener a la vista sólo lo indispensable evita divagaciones inútiles.

4. Procure no recibir visitas a cualquier hora.

A muchas personas les gusta decir que la puerta de su oficina siempre está abierta para todos. Sin embargo, quien recibe a todo aquel que se presenta de improviso, conversa mucho y trabaja poco.

El secreto es discurrir la manera de protegerse de las interrupciones sin ofender a nadie. David Levy, consultor de relaciones públicas internacionales, utiliza una variante de la política de puertas abiertas: deja la suya entreabierta. Así queda claro que en realidad no desea que lo interrumpan, pero que se puede entrar si el asunto es importante.

Otra manera de deshacerse de las visitas inesperadas es ofrecer disculpas por estar tan ocupado y convenir con la persona en verse en una hora de menos trabajo, o durante el periodo en que disminuye su eficiencia.

5. Controle el teléfono.

Hay un cuento de un granjero cuyo teléfono suena sin cesar mientras él conversa con un vecino en la entrada de su casa. Este se impacienta, pero el granjero se limita a cambiarse de lado la pipa. “No haga caso”, le dice. “Mandé conectar ese teléfono para usarlo cuando yo quiera”.

Pocos aparatos pueden ahorrarle más tiempo —o hacérselo perder— que el teléfono. Para cortar telefonemas prolongados, aconseja R. Alee Mackenzie, autor de New Time Management Methods (“Nuevos métodos para administrar el tiempo”), establezca un límite de tiempo y, una vez que haya transcurrido, indique que desea terminar la conversación con una frase como “Antes de colgar…”. Uno puede ahorrar aun más tiempo absteniéndose de contestar todas las llamadas que recibe.

Ahora bien, antes de hacer usted una llamada telefónica, tome providencias. Si va a tratar varios asuntos, anótelos y no se aparte de ellos. Las personas ocupadas agradecen que se les hable sin rodeos. Para evitar que no le contesten, lleve un registro de las horas de menos trabajo de las personas a quienes telefonea con mayor frecuencia. Mejor aún, convenga en llamar a cada una de ellas en cierta fecha y a determinada hora.

6. Mientras espera, trabaje.

Cuando es inevitable tener que esperar, aproveche el tiempo para leer. En un portafolio o una carpeta puede llevar las cartas, informes, minutas y recortes que no ha podido revisar.

7. Haga una pausa. 

Aprovechar el tiempo no significa trabajar sin descanso. Interrumpir el trajín puede ayudarle a desempeñarse mejor y con más rapidez. Una siesta a mediodía, por ejemplo, permite reponer la energía. El ejercicio ayuda  a aclarar la mente y relajar el cuerpo.

Incluso diez minutos de ejercicios de  relajamiento y respiración ayudan a despejarse y reanimarse, asegura Lester Bittel, autor de Right on Time  (“Justo a tiempo”), quien aconseja, tomarse al menos un día de descanso cuando las presiones a causa del  tiempo se prolonguen demasiado.

Para ayudar a sus clientes a ganarle una hora al día, un relojero de Dallas fabricó un reloj en el que los  minutos son de 57.6 segundos. Los  2.4 segundos que se restan a cada minuto suman 60 minutos en un día. Usted puede lograr el mismo resultado administrando su tiempo con más eficacia. Así cosechará todos los frutos de su trabajo.