La competitividad empresarial desde los 90 a la fecha, se ha mostrado imparable e impredecible. Con mayor énfasis las grandes empresas, han invertido considerables cantidades de dinero para mejorar los sistemas de administración; todo con el propósito de obtener resultados espectaculares en los conceptos a que se refiere este apartado. Idealmente, se busca ser eficiente y eficaz simultáneamente, lo cual se convierte en un verdadero reto para cualquier gerente.

Comúnmente, la eficacia se enfatiza en los niveles superiores y la encienda en los niveles operativos o inferiores. Sin embargo, hacer énfasis en uno o en otro, depende mucho de la personalidad del gerente, la cultura y la realidad o circunstancia particular de la empresa. En consecuencia, se han popularizado diversos sistemas de gestión, tales como la reingeniería, calidad total, cuadro de mando integral, subcontratación (Outsourcing), administración por valores, ISO 9000 (en todas sus versiones), Six Sigma, justo a tiempo, etc.

Realmente la práctica ha mostrado, que algunos favorecieron y otros desfavorecieron a los trabajadores; como la reingeniería que inicialmente se enfocó en el recorte de personal. Ultimadamente, un sistema puede funcionar y dar los resultados esperados de efectividad y productividad; si se humaniza y tiene como punto central el desarrollo de todos sus actores. No tiene sentido aplicar estos conceptos, a cualquier costo; sino, cuando realmente se mejora la calidad de vida de la sociedad, sus clientes, trabajadores, accionistas y se contribuye al medio ambiente.

EFICIENCIA. “Es la capacidad de lograr los objetivos, con la menor cantidad de recursos posibles”. Para Peter Drucker esto implica “hacer las cosas correctamente”. Veamos como ejemplo el presupuesto anual asignado a un gerente (recurso financiero). Comúnmente, es un instrumento útil que refleja la eficiencia con que se desempeña un gerente. Si gasta más de lo asignado para lograr el objetivo, no es eficiente. Por el contrario, si gasta menos de lo asignado y logra los objetivos, es eficiente. En un trabajador, la eficiencia se refleja en la capacidad que tiene para reducir los recursos que >e le asignan para realizar un trabajo, hacer un producto o prestar un servicio.

La Administración por Procesos, busca precisamente la eficiencia en estos. Un proceso se define como “un conjunto de recursos y actividades interrelacionadas, que transforman elementos de entrada (insumos) en elementos de salida (resultados, reportes, productos o servicios) con valor agregado al cliente interno o externo”. En ese contexto se habla del trabajo que agrega valor y el que agrega demora o costos; estos últimos llamados desperdicio.

Por lo anterior, el trabajo se refiere al “esfuerzo, actividad física o mental que se dirige hacia la producción o logro de un resultado beneficioso para un cliente” En el contexto de procesos, el trabajo lo conforman las actividades que logran desplazar un proceso hacia adelante y le agregan valor de forma directa.

En cambio, el desperdicio representa actividades, esfuerzo, tiempo, movimientos y otros que representan demora, costo o desperdicio; por el hecho de no hacer avanzar o agregar valor a un proceso. El valor agregado en un producto, servicio o proceso es aquel atributo o característica que para un cliente interno o externo tiene significado, importancia, utilidad y que está dispuesto a pagar por él. Por lo tanto, todas las actividades señaladas como desperdicio en el siguiente recuadro, deberían desaparecer (idealmente) de un proceso. Lo dicho anteriormente no es nada fácil y es el gran reto de empresarios y gerentes. A continuación se presentan las siguientes tablas que ejemplifican lo dicho.

A manera de ejemplo clasifiquemos las siguientes actividades, en trabajo o desperdicio según corresponda.

Entonces, la eficiencia obliga a identificar lo que es trabajo y desperdicio, a fin de disminuir o eliminar el segundo, ya que tiene implícito costos. Veamos el ejemplo anterior, con tiempos estimados y calculemos la eficiencia de trabajo en la reparación del equipo.

En el ejemplo hay 5 actividades que son desperdicio y consumen 50 minutos.

Según Jerry L. Harbour, en su libro titulado “Manual de Trabajo de Reingeniería de Procesos” la eficiencia de trabajo se calcula de la siguiente manera

EFICIENCIA = [Trabajo] / [Trabajo (+) Desperdicio] X 100%
EFICIENCIA = [180] / [(180) + (50)] x 100% = 78% 

Significa que el proceso para reparar un equipo de computación, se encuentra a un 78% de eficiencia. Hay un 22% de desperdicio en el recurso tiempo. Si logramos eliminar del denominador los 50 minutos del desperdicio, la fórmula quedaría E = 180 / 180 X 100% = 100% de eficiencia y 0% de desperdicio. Algo muy difícil en la práctica empresarial.

La reingeniería de procesos busca reducir al mínimo la cantidad de desperdicio en cualquier tipo de insumo requerido en un proceso. Por lo anterior, la gerencia tiene un reto y debe tomar una decisión eficaz al respecto.

El concepto de eficiencia es un término muy utilizado en el lenguaje administrativo, y tiene implícito un significado similar con el concepto de productividad presentado por la Organización Internacional del Trabajo (OIT), que estudiaremos más adelante. Sin embargo, este último tiene un enfoque más económico. Al final, ambos se refieren a producir más con el menor uso de recursos.

EFICACIA. “Es la capacidad de saber determinar y alcanzar acertadamente los objetivos, en el tiempo previamente establecido”. Para Peter Drucker esto implica “hacer las cosas correctas” Determinar el objetivo que se persigue es tan importante como lograrlo, ya que si al final del año te das cuenta de que lograste el objetivo “equivocado”, a lo mejor se habrá dejado de aprovechar una buena oportunidad de mercado, como también de hacer lo que tendríamos que haber hecho. Es similar a lo que le sucedió a un padre de familia, quien para bajar el balón del techo a su hijo, puso la escalera sobre la pared de su casa y, al llegar al techo, se dio cuenta de que eligió mal, porque el balón se encontraba en el techo del vecino.

La eficacia también se ve reflejada en la capacidad que tiene una persona para cumplir con la elaboración de un informe, una actividad, tarea o servicio en el tiempo que previamente se le ha establecido.

EFECTIVIDAD. Ante la pregunta ¿Qué debemos lograr entonces, la eficiencia o eficacia? La respuesta es, ambas. La efectividad busca un equilibrio entre la eficiencia y eficacia, entendiendo que el equilibrio no necesariamente es un punto fijo ni céntrico; sino, una proporcionalidad que depende del nivel jerárquico que se ocupe. Se dijo que a nivel gerencial, la proporción de eficacia que se busca es mayor con relación a la eficiencia. Entonces, la efectividad se refiere a la “Capacidad de ser eficiente y eficaz en el logro de las metas u objetivos propuestos”. Es lo ideal en las organizaciones, se debe buscar en todos los niveles.

PRODUCTIVIDAD. Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT), la productividad puede definirse de la siguiente manera: “Es la relación producción – Insumo en un período específico, con la debida consideración de la calidad”.

Producción = Productividad / Insumo

En otras palabras, si dividimos el valor monetario total a precio de mercado correspondiente a la producción obtenida en un período; entre el costo total incurrido por materia prima, materiales, mano de obra, maquinaria, herramientas, instalaciones, etc., nos dará como resultado un cociente (valor numérico). Entre mayor sea el cociente, se comprenderá que mayor es la productividad obtenida por la empresa. También, es usual obtener el cociente de productividad, dividiendo el nivel total de producción entre la cantidad de un factor utilizado. Puede ser el número de obreros por línea productiva o total, como también el número de maquinaria utilizada en el proceso productivo. Esto indica el nivel de productividad que obtiene la empresa por factor utilizado. La productividad se utiliza frecuentemente como una medida de la eficiencia con la que se lleva a cabo la producción.

La producción se refiere al número de unidades producidas de un producto o servicio, con una combinación determinada de factores productivos y en un período específico. Una empresa para producir un bien o servicio, tiene que incurrir en costos relacionados con el proceso productivo; tal es el caso de los Insumos.

El insumo es un bien consumible utilizado en el proceso productivo de otro bien. Este término, equivalente en ocasiones al de materia prima. En general los insumos pierden sus propiedades y características para transformarse y formar parte del producto final. Por ejemplo en los muebles: madera, clavos, pegamentos y sierra. En la salsa de tomate: Tomates, cebollas, ajo, aceite, sal, chiles y pimienta. El objetivo de la productividad es lograr el uso más eficiente de los recursos disponibles; es decir, lograr el máximo de producción con el máximo de economía. De esta manera, el nivel de producción de máxima economía que es en última instancia el fin que persigue todo empresario, dependerá del uso de los factores de producción dentro de los límites de la capacidad productiva de la empresa.

La productividad se puede obtener por unidades físicas de producción y monetarias (económica). Por ejemplo si asumimos que para producir 4 camisas para caballeros, necesitamos 6 yardas de tela, entonces la productividad física es la siguiente:

PRODUCTIVIDAD (Física) = 4 CAMISAS / 6 YARDAS DE TELA = 0.67                                            

Este resultado indica una productividad del 67% con relación al insumo (tela) utilizada. El reto para el gerente es acercarse año tras año a 1 (100%) o sobrepasarlo.

Hoy veamos el cálculo de la productividad monetaria o económica. Por ejemplo si asumimos que el valor de mercado de las 4 camisas es de $25 dólares cada una, y las 6 yardas de tela tienen un costo de $10 dólares cada una. Entonces la productividad monetaria o económica es la siguiente:

PRODUCTIVIDAD (Monetaria o económica) = 4 CAMISAS x$25  / 6 YARDAS DE TELA x $10 = 1.67                                                                             

Este resultado indica que por cada dólar invertido en tela, el propietario de la empresa genera un ingreso o valor monetario en producción de un dólar sesenta y siete centavos. Para efectos de simplificar, el ejemplo anterior se desarrolló tomando en cuenta un solo insumo.

Alternativas para elevar la productividad.

1. Incrementando la producción y reduciendo los Insumos.

2 Incrementando la producción con los mismos Insumos.

5 Reduciendo los Insumos pero manteniendo la misma producción.