Con frecuencia, escucho o leo que los freelancers o dueños de negocios tienen problemas con sus clientes, y en ocasiones se debe a que no hay un contrato. Esto no es una coincidencia.

Los contratos son muy importantes para los freelancers. Si tú no puedes conseguir un contrato formal con tu cliente, por lo menos debes conseguir un acuerdo por escrito.

Tú puedes conseguir un trabajo por medio de un correo electrónico o una llamada. ¿Pero por qué es importante el hacer un contrato por escrito?

En pocas palabras, porque un acuerdo por escrito puede ayudarte a tener que evitar muchos problemas comunes.

Sin un acuerdo escrito, los términos de tu proyecto pueden extenderse fácilmente cuando tu cliente olvide lo acordado inicialmente, y tú no quieres que esto te suceda. Además el hacer un contrato no te tomará mucho tiempo cuando tú tienes una idea clara de lo que debe contener.

Con un contrato tú y tu cliente tendrán una guía a seguir durante el tiempo que dure el proyecto. Y, en el peor de los casos, tú podrás utilizar este acuerdo por escrito para defenderte de cualquier acusación.

En este artículo vamos a hablar de seis problemas muy comunes que te pueden ocurrir al ser dueño de tu propio negocio y veremos cómo el tener un contrato puede ayudarte con cada problema.

Problema #1. El Proyecto nunca se termina.

Si tú trabajas como freelancer o lo has hecho por un tiempo, probablemente ya te hayas encontrado con el proyecto que nunca termina.

El proyecto interminable se produce cuando tu cliente se niega a cerrar el proyecto, y decide hacer revisiones o cambios después de la fecha acordada. El proyecto sólo parece seguir, seguir y seguir…

Este problema es peor si has acordado tu pago al finalizar o terminar el proyecto.
Lo bueno es que con un contrato o un acuerdo escrito puedes solucionar este problema. Sólo tienes que incluir una cláusula en el contrato que indique la cantidad de revisiones o cambios que puede hacer tu cliente y al exceder esta cantidad, acordar con tu cliente en el contrato cuánto se le cobrará por los cambios que hagas luego que exceda la cantidad ya escrita en el acuerdo.

Problema #2.Cobrar a tiempo.

En un momento u otro casi todos los freelancer hemos tenido problemas con el pago de nuestro trabajo realizado.

Recuerdo una vez que realicé un proyecto como subcontratista, y que al final de ese proyecto facturé a mi cliente por lo que había trabajado, pero tuve que esperar 6 meses por el pago. No me podían pagar hasta que a ellos les pagara el cliente final, y eso fue algo que no habíamos acordado cuando tomé ese trabajo.

Los términos del pago deben de hablarse desde el principio. Si es posible debes solicitar a tus clientes un anticipo de tu pago antes de empezar el trabajo. Además en el contrato debe de explicarse claramente cuándo y cómo se pagará.

Con un acuerdo escrito o un contrato tanto tú como tus clientes sabrán qué hacer con el dinero acordado. Además tendrás un documento en el cual podrás apoyarte cuando no se te pague en la fecha acordada.

Problema #3. Alcance que tendrá el proyecto.

¿Alguna vez te has preguntado seriamente la cantidad de horas que te tomará un proyecto de diseño web?

Debes definir en el contrato lo que incluye el proyecto y si es necesario, también especifica lo que no está incluido. Cuanto más detallado seas mejor será la estimación del proyecto.

Si tu cliente no te ha proporcionado suficientes detalles para crear una estimación exacta del proyecto, entonces tú necesitas seguir haciendo preguntas hasta entender bien el proyecto que vas a realizar.

El tomar un proyecto con un alcance poco definido hará que termines trabajando mucho más de lo previsto o perdiendo dinero.

Problema #4. Propiedad intelectual.

¿Quién posee los derechos de propiedad de tu diseño web?

¿Se pueden crear copias basadas en el diseño web que has finalizado? ¿Puedes generar ingresos con otros clientes al reusar el diseño que realizaste para otro cliente?, ¿Puede tu cliente comercializar el diseño web con otras empresas? ¿Pueden utilizarlo para desarrollar otros diseños web?

Sin determinar o fijar quién posee los derechos intelectuales de tu trabajo terminado, tú puedes llevarte una sorpresa desagradable.

Al hacer tu contrato de trabajo con tu cliente, asegúrate de poner por escrito el tema de la propiedad intelectual. Incluye todos los acuerdos de propiedad intelectual que tú y tu cliente hayan acordado.

Problema #5. Las expectativas no coinciden.

Tú esperas que el cliente esté disponible para responder a todas tus preguntas sobre el proyecto en el momento oportuno. Sin embargo en ocasiones tu cliente esperará que no lo molestes hasta la entrega final del proyecto.

Esto puede retrasar considerablemente el proyecto.

Lo mejor es aclarar estas dudas desde el inicio. Esto es una cuestión de comunicación. Diles a tus clientes lo que esperas de ellos y pregunta cómo esperan ellos que el proyecto siga. No aceptes un proyecto automáticamente cuando no tienes claro lo que tus clientes esperan.

Una vez que hayas hablado de las expectativas con tus clientes, ya estás preparado para colocar esto en una cláusula del contrato.

Problema #6. Reuniones y llamadas telefónicas con frecuencia.

Este es un problema difícil. Seguramente tú quieres que el cliente tenga confianza en ti y te consulte sobre cualquier tema relacionado al proyecto. Pero tú no quieres estar en reuniones semanales aburridas que duran varias horas y que tienen poco que ver con la parte del proyecto.

Los diferentes clientes con los cuales puedes trabajar tienen también diferentes expectativas cuando se trata de llamadas telefónicas y reuniones. Algunos clientes están felices de reunirse contigo sólo una vez para definir los términos del proyecto. Pero otros clientes esperan reuniones periódicas y actualizaciones que tú tienes que dar, incluso cuando no tienes nada nuevo que informar.
Desafortunadamente, las reuniones y las llamadas pueden tomar una gran cantidad de tu tiempo. Es importante preguntar al cliente cuáles son las expectativas que tiene acerca de las reuniones antes de llegar a un acuerdo. Si tu cliente indica que vas a participar en reuniones regularmente, incluye el costo de este tiempo en el costo que estimas del proyecto.

Debes dejar por escrito en el contrato que si en algún momento necesita comunicarse contigo con mayor frecuencia o duración, al cliente se le facturarán esas horas. Este tipo de cláusulas hacen que tu cliente piense dos veces antes de llamarte para realizar consultas innecesarias o hacer llamadas sólo por hablar.

Tu turno.

Muchos clientes problemáticos nos crearán muchos problemas pero no importa cuántos sean el número de problemas, se pueden resolver con un contrato fuerte y detallado, por eso no olvides crear uno antes de empezar a trabajar.

¿Crees que se pueden incluir otras cláusulas para resolver problemas en los proyectos? Comparte tus opiniones en los comentarios de abajo.